"Encanto más talento más una ligera informalidad le ayudarán mucho al principio; pero al final de cuentas es la brevedad la que conquista el corazón del público" R CheneybrbrSon muchos los gerentes que se quejan de no contar con una buena secretaria ejecutiva que le colabore en el ejercicio de su profesión que le permita desempeñar eficazmente sus funciones dado a que considera que hay mucha ineficacia en las secretarias en donde se descuida su selección competencias conllevando que en vez de favorecerlos lo perjudican teniendo muchas veces que realizar funciones que la deberían desempeñar la secretariabrbrEs muy válido lo que anota mujeressinfronterascom que el nivel de conocimientos e información que hoy una asistente necesita dominar ya no abarca el campo puramente administrativo ni la atención telefónica En muchos de los casos las tareas que aplican hoy a esta profesión requieren competencias del mundo financiero de las relaciones humanas e incluso de asuntos públicos y relaciones directas con los clientes de las compañíasbrbrHoy se lleva a pensar el antiguo puesto de la asistente como un nuevo rol de valor integrado asociado con la gestión de proyectos especiales y el manejo de sistemas internos de los distintos departamentos El trabajo pasa por incorporar el concepto de Project Management porque una secretaria ejecutiva o administrativa hoy coordina tareas recursos humanos y económicos Esto implica de alguna manera tener que liderar ya no sólo seguir a otros Antes el rol era reactivo hacía lo que le pedían Hoy el rol es proactivo: no espera que le pidan las cosas siempre se anticipa a lo que se pueda necesitar de ella Esto sucede porque está por un lado mucho más inmersa en el core business de las empresas y además porque se informan mucho más incluso en aspectos de la realidad nacional política y económicabrbr and nbsp;Los escenarios económicos actuales presentan mucho dinamismo en la competitividad en donde las empresas and nbsp; exitosas muestran organizaciones consistentes de acuerdo al requerimiento de las actividades de los negocios en donde triunfan quienes has sabido organizarse formar equipos and nbsp; de trabajo que garanticen resultados En donde la gerencia general cuenta con la colaboración de una secretaria ejecutiva adaptada a esta realidad preactiva creativa innovadora que sabe usar su talentobrbrNo obstante a pesar de esta realidad son muchas las empresas que han descuidado cuál debe ser el nuevo rol de la secretaria ejecutiva moderna y muchas and nbsp; se preguntan ¿Qué hacer al respecto?brbr and nbsp;Simplemente se debe seleccionar la secretaria que cumpla con los requisitos de un perfil que plasme sus responsabilidades habilidades destrezas conocimientos seriedad asertividad autoestima manejo de interrelaciones humanas trato presentación comunicación todo aquello que permita facilitar la labor del gerente y además que and nbsp; le colabore en administrar adecuadamente su tiempo comunicaciones reuniones organización de actividades prioritariasbrbr and nbsp;El departamento de selección de personal debe tener bien definido el cargo de la secretaria ejecutiva con competencias de acuerdo a los requerimientos de la dinámica de los actuales escenarios secretarias and nbsp; eficaces atentas de buen carácter and nbsp; confiables que generen entusiasmo aplicabilidad en su desempeño atención manejo de idiomas preferiblemente el inglés Secretarias bien identificadas con el manejo del lenguaje organizacional que la gerencia utilizabrbr and nbsp;Secretarias que utilicen adecuadamente su potencial creativo innovador que favorezca con su actuación la labor del gerente y evite al máximo en el trato and nbsp; el que and nbsp; se den conflictos que afecten la armonía y generen and nbsp; un clima organizacional negativobrbrLa secretaria seleccionada debe contar con aspiraciones de logro mostrar en su desempeño sus habilidades destrezas eficienciabrbrEs muy válido como lo señala Anne Marie Richard que lo que las secretarias necesitan es tener valor agregado" Ese plus consiste en herramientas para trabajar en equipo autonomía para resolver situaciones y conocimientos de contabilidad y finanzas para armar presupuestosbrAdemás las secretarias tienen que desarrollar habilidades de management que les permitan tomar decisiones y manejar las relaciones interpersonales con criteriobrbrLos jefes necesitan secretarias que puedan tomar decisiones por ellos y ellas necesitan tomar conciencia del nuevo rol que ocupan Eso en gerencia se hace por coaching" explica Jorge Hambra de JOH PsicotecniabrbrEn la era de las computadoras de mano y el e-mail ningún ejecutivo necesita una secretaria que tipee cartas o le lleve la agenda sino personas proactivas que conozcan el negocio de la empresabrbr and nbsp;La gerencia no debe descuidar el comportamiento de actuación de su secretaria y si descubre debilidades de ellas en su desempeño no acorde a lo que pretende debe orientarla capacitarla apoyarla a fin de colaborar en su crecimiento dando and nbsp; paso a su desempeño de manera más eficiente No sebe utilizar jamás el mal trato lenguaje inapropiado insulto regaños todo lo contrario buscar la manera de cómo solventar las debilidades y prestar la colaboración posible para transformarlas en fortalezasbrbr and nbsp;El gerente debe ser un motivador un actor básico en el logro de sus funciones y para ello debe estar atento de cómo son sus interrelaciones y desempeño con sus secretaria de tal forma que la unión garantice resultados beneficiososbrbrPor último es muy válido lo que aporta and nbsp; mujeressinfronteras com que se tome muy en cuenta and nbsp; el hecho de que and nbsp; las secretarias de las empresas chicas y medianas presentan un anclaje emocional mucho más fuerte que las de las grandes empresas en su trabajo No suelen tener un sólo jefe como las asistentes de las grandes empresas por tanto son necesitadas y requeridas por las empresas en su conjunto Y esto conlleva también que este tipo de asistentes tengan funciones conciliadoras y de armonizaciónbrbrBásicamente lo que las diferencia de las secretarias de las grandes empresas son dos cosas: por un lado la alta importancia que le dan a la retribución afectiva y emocional; por otro lado un modelo más clásico y tradicional de secretaria y de mujerbrbr and nbsp;Finalmente consideramos muy importante que las empresas especialmente sus gerentes deben estar más atento en definir un perfil de la secretaria que requiere considerando las características de los actuales escenarios las funciones que hay que desempeñar que ayuden a que and nbsp; las actividades de la gerencia se realicen sin muchos obstáculos que sienta realmente el apoyo de una secretaria proactiva confiable que le permita desempeñarse de acuerdo al ritmo que hoy se demanda Del gerente dependerá el que su secretaria sea una gran ayuda colaboración en todo lo que pretende realizar Por lo tanto debe estar atento de su comportamiento eficiencia productividadbrbrwww entorno-empresarialcom br

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